Dokumentenakte
Die Dokumentenakte ist das digitale Archiv für mitarbeiterbezogene Unterlagen in Pegasus TIME. Administratoren legen Dokumente wie Verträge, Gehaltsabrechnungen oder Bescheinigungen in der persönlichen Akte eines Mitarbeiters ab. Mitarbeitende können ihre eigene Akte jederzeit einsehen und Dateien herunterladen. Alle Zugriffe und Änderungen werden in einem Audit-Protokoll lückenlos dokumentiert.
Voraussetzungen
Die Dokumentenakte muss von einem Administrator aktiviert werden, bevor sie genutzt werden kann:
- Öffnen Sie Einstellungen und navigieren Sie zur Sektion Dokumentenakte.
- Aktivieren Sie die Option Dokumentenakte aktiviert.
- Speichern Sie die Änderungen.
Zusätzlich kann die Dokumentenakte pro Benutzer ein- oder ausgeschaltet werden. Ist sie für einen Benutzer deaktiviert, erhält dieser beim Zugriff eine entsprechende Meldung.
Bereich aufrufen
- Administratoren: Wählen Sie im Hauptmenü den Bereich Dokumentenakte. Wählen Sie über den Mitarbeiter-Selektor den gewünschten Mitarbeiter aus. Anschließend werden dessen Dokumente angezeigt.
- Mitarbeitende: Öffnen Sie den Bereich Dokumentenakte. Ihre eigenen Dokumente werden automatisch geladen.
Dokumente filtern
Oberhalb der Dokumententabelle stehen zwei Filter zur Verfügung:
| Filter | Funktion |
|---|---|
| Jahr | Zeigt nur Dokumente des gewählten Jahres an. Standardmäßig ist das aktuelle Jahr vorausgewählt. |
| Dokumenttyp | Schränkt die Anzeige auf einen bestimmten Dokumenttyp ein. Wählen Sie „Alle", um alle anzuzeigen. |
Dokumenttypen
Folgende Dokumenttypen stehen zur Auswahl:
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| Vertrag | Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Nachträge |
| Gehaltsabrechnung | Monatliche oder jährliche Gehaltsabrechnungen |
| Bescheinigung | Arbeitsbescheinigungen, Zeugnisse, Nachweise |
| Ausweisdokument | Kopien von Personalausweis, Reisepass etc. |
| Steuerdokument | Lohnsteuerbescheinigungen, Steuererklärungen |
| Sozialversicherung | Sozialversicherungsnachweise, Meldungen |
| Sonstige | Alle weiteren Dokumente, die keiner Kategorie zuzuordnen sind |
Neues Dokument hochladen (nur Administratoren)
- Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter über den Mitarbeiter-Selektor aus.
- Klicken Sie auf Neues Dokument unterhalb der Tabelle.
- Füllen Sie die Felder im Upload-Formular aus:
- Titel: Aussagekräftiger Name des Dokuments (Pflichtfeld).
- Dokumenttyp: Wählen Sie den passenden Typ aus der Liste.
- Jahr: Wählen Sie das Jahr, dem das Dokument zugeordnet werden soll.
- Datei: Wählen Sie die Datei über den Datei-Dialog aus. Erlaubte Dateitypen: PDF, PNG, JPG, DOCX.
- Optional: Aktivieren Sie die Checkbox Unterliegt der Aufbewahrungsrichtlinie, wenn das Dokument nach Ablauf der konfigurierten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht werden soll.
- Klicken Sie auf Hochladen.
Nach dem Hochladen wird der Mitarbeiter per E-Mail benachrichtigt, dass eine neue Datei in seiner Akte abgelegt wurde.
Doppelte Dokumente vermeiden
Pro Mitarbeiter kann ein Dokument mit identischem Titel, Typ und Jahr nur einmal existieren. Möchten Sie eine aktualisierte Datei ablegen, verwenden Sie stattdessen die Funktion Neue Version.
Dokumente anzeigen und herunterladen
Die Dokumententabelle zeigt folgende Informationen:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Titel | Name des Dokuments |
| Typ | Dokumenttyp (z. B. Vertrag, Gehaltsabrechnung) |
| Jahr | Zugeordnetes Jahr |
| Legal Hold | Zeigt an, ob ein Legal Hold aktiv ist |
| Aufbewahren bis | Datum, bis zu dem das Dokument mindestens aufbewahrt wird (falls gesetzt) |
| Aktuelle Version | Versionsnummer der aktuellen Fassung und Gesamtzahl der Versionen |
| Erstellt | Datum und Uhrzeit der Erstellung |
| Aktionen | Schaltflächen für Vorschau, Download und weitere Aktionen |
Vorschau und Download
- Vorschau (Augen-Symbol): Öffnet die aktuelle Version des Dokuments in einem neuen Browser-Tab.
- Download (Pfeil-nach-unten-Symbol): Lädt die aktuelle Version als Datei herunter. Der Dateiname wird automatisch aus Jahr, Typ, Titel und Mitarbeitername zusammengesetzt.
Versionierung
Jedes Dokument kann mehrere Versionen besitzen. Wird z. B. ein aktualisierter Vertrag bereitgestellt, legen Sie eine neue Version an, statt ein neues Dokument zu erstellen. Frühere Versionen bleiben erhalten und können jederzeit eingesehen werden.
Versionshistorie anzeigen
Besitzt ein Dokument mehr als eine Version, erscheint neben der Versionsnummer ein Pfeil-Symbol. Klicken Sie darauf, um die Versionshistorie aufzuklappen. Dort sehen Sie alle Versionen mit:
- Versionsnummer
- Originaler Dateiname
- Optionaler Kommentar
- Erstellungsdatum
- Dateigröße
- Aktionen (Vorschau und Download pro Version)
Neue Version hochladen (nur Administratoren)
- Klicken Sie in der Dokumentzeile auf das Plus-Symbol (Neue Version hochladen).
- Wählen Sie die neue Datei aus. Erlaubte Dateitypen: PDF, PNG, JPG, DOCX.
- Geben Sie optional einen Kommentar ein, der die Änderung beschreibt.
- Die neue Version wird hochgeladen und erhält automatisch die nächste Versionsnummer.
Legal Hold (nur Administratoren)
Legal Hold verhindert das automatische Löschen eines Dokuments nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Solange ein Legal Hold aktiv ist, kann das Dokument auch nicht manuell gelöscht werden.
Legal Hold pro Dokument
Klicken Sie in der Dokumentzeile auf das Schild-Symbol, um den Legal Hold für ein einzelnes Dokument zu setzen oder aufzuheben.
Legal Hold in Masse setzen
Über die Schaltfläche Legal Hold oberhalb der Tabelle können Sie Legal Hold für mehrere Dokumente gleichzeitig steuern:
- Legal Hold für [Jahr] setzen: Setzt Legal Hold für alle Dokumente des ausgewählten Mitarbeiters im gewählten Jahr.
- Legal Hold für [Jahr] aufheben: Hebt Legal Hold für alle Dokumente im gewählten Jahr auf.
- Legal Hold für alle Jahre setzen: Setzt Legal Hold für alle Dokumente des Mitarbeiters.
- Legal Hold für alle Jahre aufheben: Hebt Legal Hold für alle Dokumente auf.
Nach der Aktion zeigt eine Meldung die Anzahl der betroffenen Dokumente an.
Aufbewahrungsrichtlinie
Beim Hochladen eines Dokuments können Sie festlegen, ob es der Aufbewahrungsrichtlinie unterliegt. Die Richtlinie wird in den Einstellungen konfiguriert und enthält:
- Aufbewahrungsdauer: Anzahl der Tage, die ein Dokument mindestens aufbewahrt wird.
- Automatisches Löschen: Ob Dokumente nach Ablauf der Frist automatisch entfernt werden sollen.
Das Datum unter Aufbewahren bis in der Tabelle zeigt an, wann die Aufbewahrungsfrist endet. Dokumente mit aktivem Legal Hold werden unabhängig von der Frist nicht gelöscht.
Informationen zur Aufbewahrungspflicht
Über das Info-Symbol neben der Checkbox „Unterliegt der Aufbewahrungsrichtlinie" können weiterführende Informationen zur Aufbewahrungspflicht eingesehen werden.
Dokument löschen (nur Administratoren)
- Klicken Sie in der Dokumentzeile auf das Papierkorb-Symbol.
- Geben Sie im Dialog einen Grund für die Löschung ein.
- Bestätigen Sie die Löschung.
Das Dokument wird als gelöscht markiert (Soft Delete) und ist in der Standardansicht nicht mehr sichtbar. Der Löschgrund wird im Audit-Protokoll festgehalten.
Löschsperre durch Legal Hold
Dokumente mit aktivem Legal Hold können nicht gelöscht werden. Heben Sie den Legal Hold zunächst auf, bevor Sie das Dokument löschen.
Export (nur Administratoren)
Administratoren können die Dokumentenakte eines Mitarbeiters als ZIP-Archiv exportieren. Der Export enthält:
- Alle Dokumente mit sämtlichen Versionen als Dateien
- Ein Audit-Protokoll (audit-protokoll.txt) mit allen protokollierten Aktionen
So starten Sie einen Export:
- Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Export oberhalb der Tabelle.
- Die ZIP-Datei wird automatisch heruntergeladen. Der Dateiname enthält den Namen des Mitarbeiters und das aktuelle Datum.
Die Dateien im Archiv sind nach folgendem Schema benannt:
Jahr_Typ_Titel_Version_Status.Endung (z. B. 2025_Vertrag_Arbeitsvertrag_v1_final.pdf).
Audit-Protokoll
Alle Aktionen im Dokumentenarchiv werden lückenlos protokolliert. Folgende Ereignisse werden erfasst:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Dokument erstellt | Ein neues Dokument wurde angelegt |
| Version erstellt | Eine neue Version wurde hochgeladen |
| Upload abgeschlossen | Die Datei wurde erfolgreich hochgeladen |
| Upload validiert | Die Datei wurde geprüft und freigegeben |
| Dokument finalisiert | Der Status wurde auf „Final" gesetzt |
| Download | Ein Dokument wurde heruntergeladen |
| Vorschau | Ein Dokument wurde in der Vorschau geöffnet |
| Zugriff verweigert | Ein nicht autorisierter Zugriffsversuch wurde blockiert |
| Funktion deaktiviert | Zugriff trotz deaktivierter Dokumentenakte versucht |
| Benachrichtigung gesendet | Eine E-Mail-Benachrichtigung wurde versendet |
| Legal Hold gesetzt | Legal Hold wurde aktiviert |
| Legal Hold aufgehoben | Legal Hold wurde deaktiviert |
| Export durchgeführt | Eine Akte wurde als ZIP exportiert |
| Dokument gelöscht | Ein Dokument wurde (soft) gelöscht |
Das Audit-Protokoll ist Teil des ZIP-Exports und kann so dauerhaft archiviert werden.
E-Mail-Benachrichtigungen
Wenn ein neues Dokument in der Akte abgelegt wird, erhält der betroffene Mitarbeiter automatisch eine E-Mail mit folgenden Informationen:
- Titel des Dokuments
- Jahr und Dokumenttyp
- Erstellungsdatum
- Direktlink zur eigenen Dokumentenakte
Berechtigungen
| Rolle | Rechte |
|---|---|
| Administrator | Dokumente anlegen, neue Versionen hochladen, Legal Hold setzen, löschen, exportieren |
| Mitarbeitender | Eigene Dokumente einsehen, Vorschau öffnen, herunterladen |
Mitarbeitende können ausschließlich auf ihre eigene Akte zugreifen. Versuche, auf fremde Akten zuzugreifen, werden im Audit-Protokoll dokumentiert und blockiert.